Mitarbeiter:in Student Service / Front Office (m/w/d)

Hamburg

Full-time

Fixed-term

Your Responsibilities

Deine Rolle

Du bist das Herzstück unseres Campus: erster Kontaktpunkt für Schüler:innen, Bewerber:innen, Dozent:innen und Gäste — und gleichzeitig die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass unser Campus organisatorisch rund läuft.

Du kombinierst also zwei Welten:

Empfang & Student Support (warm, präsent, empathisch)
Office & Administration (strukturiert, zuverlässig, organisiert)

1. Empfang & Studentenkontakt

Du begrüßt Schüler:innen, Bewerber:innen, Dozent:innen und Gäste freundlich und professionell
Du hast ein Gespür für die Stimmung am Campus und weißt, wann jemand Unterstützung, Orientierung oder Ruhe braucht
Ansprechpartner*in für Fragen rund um Stundenpläne, Räume, Abläufe, Anträge etc.
Du sorgst für eine angenehme Atmosphäre am Campus — menschlich und räumlich

2. Office & Organisation

Digitale und physische Ablage, Fristenverwaltung, interne Dokumente
Bearbeitung von Anträgen und Formularen
Koordination von Telefonanrufen & Mailanfragen
Raumorganisation, Materialbestände, Studio- und Equipment-Ausleihe
Zuverlässige Verwaltung von Zugangs-, Drucker- und Kopierkarten
Postein- und -ausgang
Unterstützung bei Meetings und Events (Vorbereitung, Unterlagen, Protokolle)
Erstellungen von Dokumenten (Zeugnisse

3. Schnittstelle zwischen Menschen & Prozessen

Zusammenarbeit mit Campus-Management & Programmleitungen
Kommunikation mit Behörden (z. B. BAföG-Amt)
Organisation in arbeitsintensiven Phasen wie Semesterstart oder Prüfungen

Your profile

Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännisch, Hotellerie, Office-Management o. Ä.)
Erfahrung im Front Office, Empfang, Assistenz oder Student-/Kundenkontakt
Gespür für Menschen und Freude an einem lebendigen Campus
Sehr gute MS‑Office-Kenntnisse (v. a. Outlook, Excel, Word)
Sympathische, klare, verlässliche Kommunikationsweise
Organisationstalent, Eigenständigkeit, Ruhe in hektischen Momenten
Sehr gutes Deutsch & gutes Englisch

Why us?

40h/Woche, 12 Monate befristet
Abwechslungsreicher Mix aus Studierendenkontakt & Office‑Verantwortung
Kreatives, internationales Umfeld
Gestaltungsspielräume & eigenständiges Arbeiten
30 Tage Urlaub (anteilig)
Gesundheitsangebote

About us

GUS Germany GmbH (GGG) is an innovative and dynamic network of world-class higher education institutions that is committed to empowering students with the knowledge and skills they need to make a positive impact in the world. Our mission is to foster visionary leaders who can drive meaningful change for society.

With a strong presence in Germany, Europe, and beyond, GGG is made up of several well-known brands, including UE (University of Europe for Applied Sciences), BSBI (Berlin School of Business & Innovation), htk academy, and GISMA University for Applied Sciences. Our thriving student body of over 10,000 learners across our institutions benefits from a wide range of academic disciplines, such as business, technology, data science, engineering, sports, and fine arts.

As part of the Global University Systems (GUS) network, which comprises over 48 universities across Europe, the USA, Australia, Asia, and South America, with over 87,000 students, we are dedicated to providing exceptional learning experiences to our students.

At GGG, we are committed to creating a supportive and inclusive work environment where everyone can thrive. Our employees play a vital role in ensuring that our students succeed at every step of their career path. Join our team and be a part of a culture of innovation and excellence in education. www.gusgermany.com